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HSE體系文件的結構與編寫要求
    建立體系的過程就是結合企業性質和特點,將標準具體化為企業的健康、安全與環境管理體系文件的過程。健康、安全與環境管理體系,是個文件化的體系,按標準要求建立的體系文件是企業實施健康、安全與環境管理的規范。
1.HSE管理體系文件的結構
參照ISO10013《質量手冊編制指南》附錄A的描述和體系設計方案中文件層次的開發,HSE管理體系可分為三個層次,即:
(1)管理手冊(A層文件);
(2)程序文件(B層文件);
(3)支持性文件(C層文件);
建議企業可以與ISO9000系列、ISO14000系列相符的現行管理體系,作為HSE管理體系的基礎。可以在管理體系文件方面實行HSE與質量和(或)環境的一體化。這樣做可使質量管理體系文件、環境管理體系文件和HSE管理體系文件具有完整性,避免重復,便于實施管理。但是鑒于目前大多數企業落后的健康、安全與環境管理的現狀,同時為了加強健康、安全與環境意識,突出重點,在建立HSE管理體系的初期仍建議企業編制獨立的HSE體系文件。
2.編寫體系文件的原則
寫你要做的,做你所寫的,記你所做的。即:標準要求的要寫到,文件寫到的要做到,做到的要有效。文件寫完后一定要下發討論和修改,達到所寫即所做。
3.編寫體系文件的基本要求
1)系統性
(1)企業應對其HSE管理體系中采用的全部要素、要求和規定,系統條理地制定各項方針和程序;
(2)所有文件應按統一規定的方法編輯成冊;
(3)各層次文件應涉及HSE管理體系一個邏輯上獨立的部分;
(4)各層次文件應做到接口明確、結構合理、協調有序。
2)法規性
(1)體系文件應在總體上遵循SY/T6276-1997標準,以及國家或上級有關法規要求;
(2)文件一旦批準實施,就必須認真執行;
(3)文件修改只能按規定的程序進行。
3)協調性
(1)體系文件的所有規定應與組織的其他管理規定相協調;
(2)體系文件應與有關技術標準、規范相互協調。
(3)體系文件之間應相互協調。
4)見證性
(1)體系文件作為客觀證據(適用性證據和有效性證據)管理者、相關方、第三方審核機構證實本組織HSE管理體系的運行情況;
(2)對于審核來講,HSE管理體系文件可作為下列方面的客觀證據。
5)惟一性
①危險因素、環境因素已被識別;
②有關活動的程序已被確定并得到批準;
③有關活動處于全面的監督檢查之中;
④程序處于更改控制之中;
⑤對一個企業,其HSE體系文件是惟一的理解;
⑥通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式,實現惟一的理解;
⑦決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用。
6)適用性
①體系文件應根據企業規模、生產活動的具體性質采取不同的形式;
②任何體系文件都應依據標準的要求和企業的實際;
③所有文件規定都應在實際工作中能得到有效的貫徹;
④體系文件的詳略程度應與人員的素質、技能和培訓等因素相適應。
4.體系文件編寫的方式
1)自上而下依次展開方式(本文采用的方式)
按承諾、方針目標、管理手冊、程序文件、作業文件的順序編寫,這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接,但對文件編寫人員的素質要求較高,文件編寫所需時間較長,且必然伴隨著反復修改。
2)自下而上的編寫方式
按基礎文件、程序文件、管理手冊的順序編寫,這適用于原管理基礎較好的企業,但如無總體設計方案指導易出現混亂。
3)從程序文件開始,向兩邊擴展的編寫方式
先編寫程序文件,再開始手冊和基礎性文件的編寫,實質是從分析活動,確定活動程序開始,有利于標準的要求與企業實際緊密結合,也可縮短文件編寫時間。
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